Některé klady a zápory balených systémů archivace

• Smět 20, 2024

Správa a ukládání papíru jsou na vrcholu seznamu téměř všech nenáviděných organizačních úkolů téměř každého, často proto, že zahrnují zdánlivě nekonečná rozhodnutí: co musím dodržovat? Jak dlouho to musím udržet? Kam by to mělo jít? Co mám nazvat složku, kde ji ukládám?

Balené soupravy systému souborů mohou být někdy užitečným způsobem, jak odstranit bodnutí z správy papíru, protože vám říkají, kam přesně ukládat věci, jak dlouho je mají uchovávat a co označovat složky. Existuje však i několik nevýhod. Zde je pohled na některé výhody a nevýhody jednoho systému, který jsem zkusil,
Souprava organizátora finančního plánování od Homefile.

Co je v sadě
Souprava pro finanční plánování Homefile obsahuje dvacet dva rozdělovací karty souborů, index rychlého vyhledávání a příručku s pokyny k používání systému a také prostor pro zaznamenávání věcí, jako jsou informace o účtu, informace o pojištění a osobní údaje.

Jak to funguje
Každá z karet pro rozdělení souborů finančního plánování obsahuje kartu s konkrétní kategorií - Pojištění: například zdraví a postižení; karta sama uvádí, jaký druh papírů by měl jít v tomto souboru, jaké papíry by měl jít v jiném souboru, a jak dlouho uchovávat papíry, které tam schováváte.

Umístěte každou kartu děliče souborů do složky pro zavěšení souborů a pak tuto složku vyplňte papíry uvedenými na kartě. (Některé kategorie, například bankovní účty, jsou dostatečně široké, aby sada doporučila používat složky souborů manila v předsazených složkách, aby byly dokumenty odděleny pro různé účty.) Rychlé indexové karty a příručka přecházejí do předsazené složky souborů před vším jiný; kdykoli potřebujete soubor nebo načíst papír, index vám řekne, kde hledat.

Co se mi na systému líbilo
Nedávno jsem se rozhodl testovat soupravu Homefile. V souladu s pokyny v příručce jsem vytvořil nový registrační systém a znovu vyplnil své dokumenty podle kategorií a pokynů v sadě. Protože jsem se nemusel rozhodovat, kam podat věci, a nemusel jsem dělat štítky pro zavěšené složky (to jsou to, pro co jsou karty na kartách), proces probíhal poměrně rychle.

Když jsem se pohyboval kolem svých dokumentů, zjistil jsem, že některé kategorie, které jsem dříve uložil samostatně - jako jsou výpisy z kreditních karet a kreditní zprávy -, dávaly dohromady větší smysl, jak doporučovala sada. Také jsem si myslel, že index je docela užitečný: namísto toho, abych si pamatoval, kam bych dal konkrétní papír, jsem ho mohl jednoduše vyhledat v indexu. To by mohl být potenciálně šetřič času.

V sešitu je uvedeno, že tento systém by mohl být užitečný zejména pro osoby se soubory na několika místech (řekněme, primární bydliště a rekreační dům) a pro osoby odpovědné za více souborů souborů (například jejich vlastní a starší rodiče). Souhlasím. Tato souprava by mohla eliminovat potřebu znovuobjevit kolo, pokud jde o podání.

Nevýhody
Čím hlouběji jsem se dostal do vytváření mého registračního systému, tím více jsem si byl vědom věcí o soupravě, která se mnou neseděla dobře:

• Pro začátečníky existovaly některé matoucí rozdíly a přechody mezi kategoriemi - diplomy se mají ukládat například do složky Osobní, zatímco přepisy se ukládají do složky Školy a péče o děti (ale nejsem v současné době ve škole a ne mít nějaké děti).
  
• Podle pokynů kitu jsem musel provést několik změn, které se mi nezdály logické; například příjmy za velké nákupy, které normálně ukládám spolu s informacemi o pojištění mého pronajímatele (protože bych se k nim vrátil pouze v případě, že bych měl uplatnit nárok), mají být vyplněny se zárukami a uživatelskými příručkami.
  
• Také jsem zjistil, že některé kategorie chybí. Nebylo například uvedeno, kam se mají ukládat věci, jako jsou opakující se účty (nástroje, telefon atd.) - a přestože sešit poskytuje prostor pro přizpůsobení indexu, když narazíte na papíry, které nejsou uvedeny v konkrétním kategorie, může to potenciálně porazit účel systému, ve kterém jsou rozhodnutí přijímána předem.
  
• Nakonec jsem našel některé z logistiky systému nedokonalé. Souprava doporučuje vložit daňová přiznání k dani z příjmu a podpůrné informace do složky, ale cokoli kromě nejzákladnějších 1040 by pravděpodobně zaplnilo jednu závěsnou složku k přetékání. Také samotné kartičky na soubory jsou příliš vysoké: když jsem je umístil do zavěšené složky s jedním částečně úplným souborem manily, nemohl jsem zavřít horní část schránky na soubory, kterou jsem používal.
  

Sečteno a podtrženo
Pokud již máte jakýkoli systém archivace, může být obtížné - stejně jako já - potlačit své přirozené sklony, pokud jde o rozhodování o tom, kam se mají věci podat. Soupravy někdy matoucí přechody mezi kategoriemi mohou být frustrující. Můžete také být stymied, pokud máte papíry, které nespadají snadno do tradičních kategorií podání.

Na druhou stranu, sada dělá dobrou práci, když předvídá většinu hlavních kategorií archivace a jasně specifikuje, co se děje v každé kategorii, co ne, a kdy je bezpečné vymazat obsah každé složky. Je také snadné nastavení a nevyžaduje zařízení nad rámec základních potřeb pro archivaci. Pokud jste ohromeni papírem a cítíte se ochromeni myšlenkou, že se musíte rozhodnout, kam se věci mají jít, nebo pokud chcete pouze základní, přímý systém evidence, může být sada organizátorů finančního plánování pouze lístkem.

Video Návody: Jak vybrat herní konzoli - PS4, Xbox One, Nvidia Shield, Nintendo Switch | Alza Tube (Smět 2024).