O kategoriích aplikace Outlook

• Duben 26, 2024

Použití kategorií je skvělý způsob, jak udržet prostředí aplikace Outlook dobře organizované, aniž byste vytvořili nesčetné množství složek. Pomocí kategorií můžete ponechat všechny položky v jedné složce, ale seskupit podobné položky podle kategorie (s výjimkou e-mailových položek). Po přiřazení kategorií můžete také vyhledávat, třídit a filtrovat položky podle kategorií. Například: Můžete mít sbírku e-mailů (odeslaných a přijatých), kontaktů, úkolů, schůzek a poznámek vztahujících se ke stejnému projektu. S kategoriemi je můžete všechny stáhnout dohromady a podívat se na celkový obrázek.

Hlavní kategorie
Aplikace Outlook obsahuje výchozí seznam hlavních kategorií, do kterého můžete přidat své vlastní kategorie podle svých osobních potřeb. Seznam hlavních kategorií najdete pod příkazem nabídky Upravit / Kategorie. Pomocí tlačítka Hlavní kategorie v okně Kategorie přidejte a odeberte kategorie v seznamu Hlavní kategorie. Když odeberete kategorii ze seznamu Hlavní kategorie, zůstanou položky přiřazené k této kategorii nezměněny. Tyto položky můžete i nadále seskupovat pomocí odstraněné kategorie.

Dobrou praxí je přiřadit k položce Outlook jednu nebo více kategorií výběrem kategorie ze seznamu Hlavní kategorie. Můžete jednoduše zadat kategorii do pole kategorie vaší položky, ale s největší pravděpodobností nebudete odkazovat na kategorii stejným způsobem pro každou položku, čímž se ztratí účel jejich použití.

Například první položku, kterou chcete kategorizovat, napíšete MS Office. O několik dní později máte pro tuto kategorii novou položku. Tentokrát zadáte Microsoft Office. Aplikace Outlook to interpretuje jako NOVOU kategorii.

Používání seznamu hlavních kategorií zajišťuje konzistenci a zabraňuje nesprávnému pravopisu.

Přiřazení kategorií k položkám
Každému typu položky aplikace Outlook můžete přiřadit jednu nebo více kategorií. S výjimkou formuláře e-mailové zprávy uvidíte pole Kategorie a tlačítko na každém formuláři aplikace Outlook. Chcete-li kategoriím přiřadit kategorie k e-mailovým položkám, musíte vyhledat pole kategorie pomocí možností e-mailu.

Chcete-li při vytváření položky přiřadit položky, klikněte na formuláři na tlačítko Kategorie (nebo tlačítko Možnosti na e-mailové položce) a zaškrtněte všechny kategorie v seznamu Hlavní kategorie, které se použijí; poté klikněte na OK. Otevřete libovolnou existující položku a pokračujte podle popisu výše a přidejte kategorii po vytvoření.

Kategorie můžete přiřadit k násobení položek v seznamu. Vyberte všechny položky, kterým chcete přiřadit stejné kategorie. Klikněte pravým tlačítkem myši na modrý výběr a v místní nabídce vyberte Kategorie. Zkontrolujte všechny příslušné kategorie; poté klikněte na OK.

Odebrat kategorie z položek

Otevřete položku, ze které chcete kategorii odebrat. Klikněte na tlačítko Kategorie a zrušte zaškrtnutí výběru z kategorie, kterou chcete odstranit. Kategorie můžete z více položek v seznamu odebrat předběžným výběrem skupiny položek; výběrem kategorií z místní nabídky klepnutím pravým tlačítkem; zrušení výběru kategorií, které chcete odstranit; poté klepnutím na OK.

Najít všechny položky

Pomocí příkazu Rozšířené hledání z nabídky Úpravy vyhledejte všechny položky v kategorii. V dialogovém okně Rozšířené hledání:

- V rozevíracím seznamu Vyhledat vyberte „Libovolný typ položky aplikace Outlook“
- Ověření osobních složek se zobrazí v poli In: Outlook bude vypadat ve všech složkách, které máte ve svých osobních složkách. Kliknutím na procházení můžete vyhledávání zúžit na vybrané složky.
- Klikněte na kartu Další volby
- Klikněte na tlačítko Kategorie
- Vyberte kategorie, které chcete najít
- Klikněte na OK

V okně Najít se zobrazí všechny položky s vybranou kategorií. Chcete-li zobrazit detail, můžete je otevřít dvojitým kliknutím na položku, kterou chcete otevřít.

Můžete uložit své vyhledávání a načíst je později. Klikněte na File / Save Search, vyberte složku, do které chcete hledání uložit, zadejte hledanému souboru název a klikněte na Save. Typ souboru by měl být Office Saved Searches a soubor bude mít příponu .oss. Uložené hledání otevřete kliknutím na Soubor / Otevřít hledání, vyhledejte hledání, které chcete otevřít, vyberte jej a klikněte na OK. Během události Open provede aplikace Outlook nové vyhledávání na základě kritérií stanovených v uloženém vyhledávání.

Tisk VŠECHNY položky v kategorii

Po provedení vyhledávání můžete vytisknout všechny nalezené položky. V okně hledání vyberte všechny soubory (Upravit / Vybrat vše nebo pomocí výběru myší). Klikněte pravým tlačítkem na modrou oblast výběru a v místní nabídce vyberte příkaz Tisk.

Vyberte požadovaný styl tisku:

- Styl tabulky vytiskne pouze seznam nalezených položek
- Styl poznámky vytiskne obsah položek

Podle potřeby vyberte další možnosti tisku; potom klepnutím na tlačítko Tisk odešlete dokument do tiskárny.

Pokud jste aktivním uživatelem aplikace Outlook a používáte většinu funkcí mimo e-mail, zvažte použití kategorií, abyste své položky aplikace Outlook uspořádali.

Video Návody: VideoTip JL - Outlook - Rychlé části | K-net (Duben 2024).