Použití složek v aplikaci Outlook

• Smět 4, 2024

E-mail se stal volbou komunikace nahrazující dopisy, poznámky a telefonní hovory. Zatímco komunikace prostřednictvím e-mailu má výhody, jako je komunikace 24/7, sledování konverzace a žádné výlety na poště, existuje také mnoho nevýhod používání e-mailu namísto tradičních způsobů komunikace. Patří sem přetížení informací, neustálá komunikace a na rozdíl od telefonního hovoru, který po zavěšení přes e-mail zůstane ve vašem účtu a čeká na smazání nebo podání, což vede k přetečení doručené pošty.

(Poznámka: V doručené poště jsem měl lidi s více než 15 000 e-mailovými položkami! Teď to přetéká!)

Existuje několik metod, které vám pomohou uspořádat a vyčistit vaši doručenou poštu, spolu s metodami, které vám pomohou udržet si pořádek tak, aby se vaše doručená pošta nekontrolovala.

První metoda, kterou se chystáme prozkoumat, je použití složek. Složka v aplikaci Outlook je ekvivalentem složky v systému Windows - používá se k ukládání a organizaci souborů nebo v tomto případě e-mailu.

Složky mohou být vnořeny, což vám umožní vytvořit složku ve složce, která pomáhá ještě snadněji organizovat. Jen buďte opatrní, abyste nevytvořili příliš mnoho složek, protože může být obtížné najít položky později.

Vytvoření složky v aplikaci Outlook 2003/2007:

1. Z Soubor vyberte nabídku Nový, pak Složka

2. Zadejte název složky do název box

3. V Složka obsahuje vyberte box Poštovní a poštovní položky

   
   

4. Vyberte umístění nové složky

5. Klikněte na OK

Můžete také kliknout pravým tlačítkem na Doručená pošta v levém navigačním panelu a vybrat novou složku

Vytvoření složky v aplikaci Outlook 2010:

1. Klikněte na Složka tab

2. Klikněte na Nová složka

3. V Složka obsahuje vyberte box Poštovní a poštovní položky

4. Vyberte umístění nové složky

5. Klikněte na OK

Můžete také kliknout pravým tlačítkem na Doručená pošta v levém navigačním panelu a vybrat novou složku

Jakmile vytvoříte strukturu složek, můžete přesunout aktuální a nové e-maily do složek buď přetažením e-mailu (aktuální e-mail), nebo pomocí pravidel přesunout nový e-mail do složek tak, jak jsou přijaty.

Přidání aktuálního e-mailu do složky:

Vyberte e-mail, který chcete přesunout do složky. Poznámka: můžete vybrat více e-mailů tak, že při kliknutí na e-mail podržíte klávesu ctrl.

Složku můžete přesunout buď:

• Kliknutí pravým tlačítkem na e-mail a výběr Přesuňte se na Folder nebo

• Přetáhněte vybraný e-mail do cílové složky v levé navigaci

Dále budu diskutovat o používání pravidel, která vám pomohou udržet váš e-mail organizovaný bez vaší interakce. Zůstaňte naladěni!

Video Návody: VideoTip JL - Outlook - Rychlé části | K-net (Smět 2024).