Jednoduché kroky k efektivnímu systému evidence

• Smět 7, 2024

Tento článek je výňatkem z mé nové elektronické knihy, Průvodce organizovaným životem k organizaci papírů a souborů.

Základním kamenem většiny systémů pro správu papíru je sada souborů, které mohou uchovávat a kategorizovat informace, které jsou pro vás důležité. Vytvoření registračního systému (nebo aktualizace stávajícího) může být s několika základními potřebami a několika jednoduchými kroky relativně rychlým a bezbolestným úkolem, zejména pokud jste již vyloučili nechtěné a nepotřebné papíry. Zde je návod, jak dostat své soubory do formy.

Co budete potřebovat:

• Prázdné složky souborů. Doporučuji používat interní (nebo manilové) složky souborů i zavěšené složky, ale pokud stisknete mezeru, můžete použít pouze jednu nebo druhou.
  
• Samolepící papírky. Standardní velikost 3 x 3 palce je ideální, protože poskytuje dostatek místa pro psaní.
  
• Pero nebo tužka.
  
• Prázdný papír nebo prázdný dokument pro zpracování textu zapisovat si poznámky o kategoriích, které vytvoříte, a o tom, co v každé z nich patří.
  
• Všechny soubory, které jste již vytvořili, ať už jsou součástí archivačního systému, který již máte, nebo složky, které jste vytvořili, když si odložíte papíry, které chcete během procesu třídění a plevelů uložit.
  Pytle nebo nádoby na recyklaci a drcení, jen v případě, že narazíte na nechtěné nebo nepotřebné papíry, které se stále skrývají.
  

Co dělat:

1. Shromažďujte všechny dokumenty, se kterými budete spolupracovat, na jednom místě. Pokud aktualizujete existující archivační systém, máte před sebou hru.
   
2. Vezměte papír z horní části stohu a udělejte s ním jednu ze dvou věcí:
   
   
   
   • Pokud se týká kategorie souboru, kterou jste již vytvořili, nebo souboru ve vašem stávajícím systému, přidejte ji do této složky.
     
   • Pokud patří do nové nebo samostatné kategorie, vložte ji do prázdné složky souborů a pomocí rychlé poznámky přidělte této složce dočasný štítek.
     
   
   
3. Když vkládáte papíry do složek, poznamenejte si na prázdný list papíru nebo do svého textového dokumentu poznámku o tom, co je papír a kam jste jej vložili. Například můžete napsat: „Auto pojištění - ve složce Car“ nebo „Letové informace o cestě do San Francisca - do složky Upcoming Travel“. Tyto poznámky vám pomohou zapamatovat si, kde jste věci uložili, a také vám pomohou vytvořit mapu souborů, když jste nastavili systém.
   
4. Tyto kroky opakujte s každým papírem v zásobníku. Pokud aktualizujete existující archivační systém, listujte v dokumentech v každé složce a zjistěte, zda patří do této složky nebo kdekoli jinde, a zda je označení kategorie ve složce stále přesné. Přesuňte věci do jiných složek a podle potřeby aktualizujte své štítky.
   
5. Až vše roztřídíte a roztřídíte do složek, podívejte se zpět do složek. Dávají kategorie a štítky smysl? Existují nějaké složky, které by měly být sloučeny? Něco, co by mělo být rozděleno do menších kategorií?
   
6. Až budete spokojeni s vytvořenými kategoriemi, označte své složky. Štítky můžete psát ručně nebo tisknout, nebo je vytvářet pomocí štítkovače.
   
7. Vložte složky do zásuvky na soubory, do krabice nebo do koše, který používáte k jejich uložení. Uspořádejte své soubory způsobem, který vám dává smysl, podle toho, jak je budete používat. Můžete je například objednat abecedně nebo chronologicky nebo můžete umístit složky, které pravděpodobně použijete, dopředu, s méně často přístupnými soubory.
   
8. Zapište si mapu svého souboru. Tento seznam vám na základě poznámek, které jste si vzali o kategoriích, které jste vytvořili a co jste uložili v každé kategorii, pomůže zapamatovat si, kde je. Kopii své mapy si uschovejte v přední části zásuvky na soubory nebo ve složce na ploše počítače, abyste měli snadný přístup, když potřebujete v souborech něco najít.
   
9. Obdivujte svůj moderní funkční systém evidence!
   

Video Návody: Jakubův Jednoduchý Plán - 10 Kroků K Úspěšnému Seznamování (Smět 2024).