Navrhněte rozvrh a držte se ho!

• Smět 18, 2024

Jednou jsem pracoval pro velmi malou společnost a jako u každé malé firmy jsem musel nosit mnoho klobouků. Protože jsem byla Jane všech obchodů (udělala jsem trochu marketingu, recepce, psaní, duchovního atd.), Vždycky mě táhly několika různými směry. Nebylo to poprvé, kdy jsem se ocitl v této nestrukturované, ale náročné pracovní situaci, ale poprvé jsem situaci vyřešil s milostí. Byl jsem tam jen jeden den - vlastně půl dne - než mi věřili, že budu pracovat na jejich nejdůležitějších dokumentech, a trvalo to asi měsíc, než jsem měl všechny aspekty své práce pod kontrolou.

Moje tajemství? Navrhl jsem rozvrh a bez ohledu na to, co jsem se k němu držel. Takhle jsem to udělal. Tyto techniky můžete také použít k sestavení plánu pro sebe doma.

Proveďte pozorování.

První věc, kterou jsem udělal, když jsem začal pracovat, bylo sledovat, co se kolem mě děje. Odkud pocházela moje práce? Jak často jsem dostal tuto práci? Jaké byly lhůty?

Hledal jsem a snažil se lovit rutinní úkoly - můj oblíbený druh úkolu na světě, protože jakmile jste něco udělali, deset, dvacet, stokrát to zvládnete.

Zapište všechno. Nenechávejte nic.

Když jsem dělal svá pozorování, psal jsem věci. Věděl jsem, že dostávám práci od šéfa, a asi půl tuctu dalších manažerů docela náhodně. Nikdy jsem nevěděl, co přijde nebo kolik. Také jsem měl průběžné marketingové práce, které jsem si uvědomil přesčasy, které budu muset zvládnout sám, protože jsem si všiml, že nikdo nesleduje můj pokrok v této oblasti. Pak byly dvě hlavní zprávy, které byly splatné každý měsíc. Bingo! To je to, co jsem hledal - rutinní práce. Rutinní práce je skvělá na sestavení harmonogramu.

Udělat seznam.

Poté, co jsem učinil svá pozorování, začal jsem navrhovat to, čemu říkám „řídicí panel“ nebo „hlavní seznam“. Na tomto seznamu jsem rozepsal všechny své oblasti odpovědnosti. Sledoval jsem filosofii, kterou používám při archivaci: při archivaci používejte široké kategorie, protože je snazší hledat dokument v jednom velkém souboru, než třídit přes 10 malých souborů.

Práce přicházela od různých lidí, pak jsem měla svou vlastní práci a dvě zprávy. Protože úkoly byly tak nespojité, konsolidoval jsem se. Šéf měl v horní části mého seznamu svou vlastní kategorii. Celkově jsem manažery seskupil do jedné kategorie. Moje osobní projekty byly jiné a zprávy byly v jedné kategorii na konci mého seznamu, protože byly základem. To byly moje hlavní oblasti odpovědnosti. Když jsem měl 20 vynikajících věcí a telefony zazvonily a můj e-mail skákal, bylo mi dobře vědět, že jsem nakonec byl zodpovědný pouze za čtyři hlavní oblasti, i když zpočátku to bylo 100!

Vytvořte si plán.

Jakmile jsem byl ve společnosti celý měsíc, byl jsem schopen vypracovat obecný popis práce na základě mých čtyř hlavních povinností. Tyto informace jsem použil k vypracování harmonogramu. Každá hodina mého dne (když jsem nebyla na schůzce) byla určena do jedné z mých oblastí odpovědnosti. Například bych naplánoval nastavený čas pro práci na přehledech každý den asi hodinu. Když jsem pracoval na zprávách, nepracoval jsem na marketingu ani na ničem jiném. Jediná věc, která mě odvrátila od toho, co jsem měl naplánovat, byla žádost šéfa nebo vážná nouzová situace. A pokud by došlo k přerušení, měl bych se s tím vypořádat a pak se hned vrátit k práci na hlášeních.

Tímto způsobem - určením konkrétních úkolů do konkrétních časových rámců - jsem mohl dokončit veškerou svou práci. Také jsem udělal to, že jsem z popisu práce / seznamu odpovědností udělal zprávu o stavu, kterou bych každý den zaslal e-mailem zúčastněným stranám, aby věděli, kde jsem na všech svých projektech.

Držte se ho!

Tento styl práce používám i když píšu doma. Rozděluji svůj pracovní den podle publikace nebo webové stránky. Časový rozvrh věnuji konkrétním projektům a pokud se neobjeví vážná nouzová situace, nevyčerpám z plánu.

Například jednoho dne jsem pracoval na článku o coffebreakblogu (podle mého plánu), když jsem si všiml e-mailu, na který jsem čekal ve své doručené poště. Byl jsem v pokušení otevřít e-mail, ale to bylo pro článek jsem psal pro odlišný webové stránky, nikoli coffebreakblog. Plánovanou práci pro tento web jsem již provedl dříve během dne a na další den jsem na něm neměl pracovat. I když jsem opravdu chtěl otevřít e-mail, zdržel jsem se a pokračoval v práci, kterou jsem dělal.

Očekávaný e-mail jsem neotevřel až o 12 hodin později, když jsem byl naplánován.

Mohou nastat situace, kdy máte naplánovaný projekt na projektu, ale nemůžete čekat na něco a nemůžete se pohnout kupředu, dokud jej nedostanete. V tom případě udělám něco, co souvisí s projektem. Pokud nemůžu pracovat na masu projektu, vždy si můžu udělat úklid. Mohu začít sestavovat fakturu, mohu brainstormovat další nápady, které budou moci v budoucnu předat redaktorům, dokážu narovnat své počítačové soubory atd.

Mnoho odborníků s více povinnostmi si často není jisto, co by měli dělat v daném okamžiku.Mít rozvrh vám pomůže dělat ta těžká rozhodnutí. Pokud nedojde k nouzové situaci, jednoduše udělejte to, co je v plánu.

Video Návody: I Gave $10,000 Nike Mags to a Random Subscriber (Smět 2024).