Organizování e-mailů - třídění a plevelování

• Smět 11, 2024

E-mail nemusí nikdy zaplňovat váš fyzický prostor jako poštovní zásilka, ale přesto se může stát příčinou stresu, frustrace a bolesti hlavy, když se hromadí. Získáním kontroly nad svým e-mailem můžete pomoci zajistit, aby se stal nástrojem, který má být - nástrojem, který vás udržuje v kontaktu a bude informován - aniž by způsobil ohromení.

Prvním krokem k vytvoření funkčního organizačního systému pro váš e-mail je samozřejmě vyřazení těch zpráv, které již nepotřebujete nebo nepotřebujete. Zde jsou některá kritéria a ukazatele, které vám pomohou zredukovat doručenou poštu a zbavit se digitálního cruftu.

Kde začít
Nejjednodušší a nejúčinnější je začít tím, že třídíte a plete své nejstarší e-mailové zprávy, protože jsou nejméně pravděpodobné, že budou aktuální a relevantní, a mnoho z nich může být zastaralé. Pokud máte velmi velké množství nevyřízených e-mailů, možná budete chtít vytvořit obecnou složku Nevyřízené zprávy, ve které budou uloženy zprávy, které chcete třídit, aby nezatěžovaly vaši doručenou poštu a nepřekonaly se.

Doporučuji začít s 20-30 minutami třídění, což je obvykle dost, aby vám umožnilo udělat nějaký pokrok, ale ne tolik, že vás nudí nebo opotřebuje. Pokud jste stále inspirováni, držte se toho; jinak si udělejte pauzu a vraťte se asi o 20 minut později.

Vytváření pokynů
Jako když jste plevelili jiné druhy věcí, je užitečné mít před sebou nějaké pokyny pro to, s čím jste připraveni se rozdělit a co byste chtěli dodržet. Zde jsou některé z typů e-mailových zpráv, které smažu při odstraňování plevele:

• Zprávy, které jsem nechtěl dostávat na prvním místě (spam, samozřejmě, ale také zpravodaje, do kterých jsem se nezaregistroval, nechtěné útočníky atd.)
  
• Zprávy s neaktuálními informacemi (například o událostech, které již prošly)
  
• Informační zprávy (jako informační bulletiny), které jsem již četl a je nepravděpodobné, že si je znovu přečtu
  
• Informační zprávy, které jsem nečetl, jsou starší než 2 měsíce
  
• Zprávy, které jsem skimuloval a nechci ani potřebovat nic dělat
  
• Zprávy, jejichž informace jsou k dispozici jinde
  
• Dřívější verze zpráv, které se staly součástí delších vláken (tj. Pokud klient poslal zprávu, na kterou jsem odpověděl, a poté mi klient odpověděl, ponechám si pouze poslední zprávu - která má všechny tři bity korespondence v něm)
  

Smazat!
S pokyny v ruce zkontrolujte obsah složky Doručená pošta prstem nad klávesou Odstranit na klávesnici a připravte se na bušení. Protože tolik e-mailů má tendenci přetrvávat jako připomenutí věcí, které musíte udělat, zkuste toto cvičení provést se svým seznamem úkolů na vaší straně; když narazíte na zprávu, kterou jste si ponechali pouze proto, že vám připomene něco, o co se musíte starat, napište tento úkol do svého seznamu úkolů a poté zprávu smažte (nebo ji alespoň přesuňte z do složky Doručená pošta).

Při třídění se snažte nezachytit příliš mnoho obsahu zpráv: pokud existují dlouhé e-maily, které chcete číst, například přejděte několik řádků, abyste se ujistili, že stojí za uložení, a poté je přesuňte do a Chcete-li číst složku v e-mailovém programu. Také buďte na pozoru pro rozptýlení, jako je kliknutí na odkaz ve zprávě a pak zapletení do nástrojů kolem online. Pokud potřebujete, vytvořte složku pro návštěvu stránek a tam ukládejte všechny zprávy s informacemi o věcech, které chcete zkontrolovat online.

Když pracujete, přemýšlejte o své e-mailové schránce jako o fyzické schránce Doručené na vašem stole: v ideálním případě by měla obsahovat pouze ty zprávy, které jste dosud nekontrolovali, nebo na kterých aktivně pracujete. Vymazání věcí, které již nepotřebujete, a přesunutí do složek všeho, co si chcete ponechat jako referenční, vám usnadní zvládnout to, co je pro vás skutečně aktivní a aktuální.

V dalším článku této série se podíváme na způsoby ukládání a organizace e-mailových zpráv, které si chcete ponechat. Tento týden si vyhrazte čas, abyste si vytvořili vlastní pokyny pro třídění a odstraňování plevelů, a poté je dejte k použití, aby používaly znehodnocování doručené pošty.

Video Návody: TOTÁLNÍ DEBORDELIZACE DOMU | třídění věcí a úklid zahrady | Mimi&já (Smět 2024).