Je čas vymazat vaši e-mailovou schránku?

• Smět 2, 2024

Ať už pracujete z domova nebo pracujete mimo domov 9 až 5, můžete použít některou z doručených zpráv počítače k ​​archivaci některých zpráv. Pokud k archivaci používáte doručenou poštu, sledujte, kolik volného místa vám zbývá.

E-mail s velkými přílohami může spotřebovat mnoho místa. Ačkoli mnoho dostupných e-mailových účtů zvyšuje kapacitu úložiště pro uživatele, je dobré mít na paměti, co šetříte. Někdy je uložen „urgentní nebo roztomilý“ útočník, protože jej plánujete poslat příteli nebo si jej přečíst, až budete mít čas. O měsíce později to zjistíte a uvědomíte si, že to není moc roztomilé, ani to není naléhavé. Pokud si nepřejete přeposlané zprávy, požádejte své přátele, aby jim neposílali nebo je jednoduše smazali.

Namísto ponechání zprávy ve složce Doručená pošta můžete raději vytvořit složku. Zvažte vytvoření online složek archivních souborů pro důležitý e-mail.

Při mazání osobních e-mailů se ptát, kdy je to naposledy, co jsem potřeboval nebo použil? Pokud máte pocit, že je to důležité, ale nepoužíváte do 6 měsíců, archivujte jej. Všechny nebo většina e-mailových systémů má kapacitu pro ukládání velkých souborů. Pokud je e-mail od vašeho šéfa, vytvořte složku s jejím jménem a uložte ji tam. Pokud se jedná o obecnou poznámku potvrzující schůzku a schůzka proběhla, tato poznámka již nemusí být nutná, protože v kalendáři budete mít předmět schůzky, datum, čas a jména účastníků. Mnoho společností má pravidla a předpisy, jak dlouho by dokumenty měly být ukládány. Na e-mail se mohou vztahovat stejná pravidla. Přečtěte si tedy pravidla a předpisy, než stisknete tlačítko Odstranit.

Někteří lidé rádi šetří všechno a jiní prostě nechtějí vypořádat s vyhazováním toho, co nechtějí. Nakonec mohou obě praktiky způsobit stejné problémy, jaké způsobuje zabíjení ve světě cihel a malty - problémy s prostorem a nepořádkem. Pokud zjistíte, že si nepamatujete, proč ukládáte položku, nemusí to být důležité. Vytvořte různý archivní soubor pro položky, jako je tento, buďte opatrní, abyste v této chytlavé temné díře neházeli nic a všechno.

Snadný způsob, jak rozdělit e-maily pro archivaci, je pomocí funkce vyhledávání k získání seznamů e-mailů podle předmětu nebo vlastního jména. Pokud Anthony Parks zaslal e-mail týkající se projektu Hamilton, proveďte vyhledávání projektu Anthony Parks nebo Hamilton. Až budete mít e-maily, vytvořte složku pod názvem projektu nebo jménem jednotlivce.

Ukládáte určitá příchozí písmena nebo formuláře, protože se vám v dokumentu líbí formát nebo tok jazyka? Je vhodné připravit koncept co nejdříve a ihned jej umístit do složky „Koncepty“.

Malé e-mailové úklidové práce mohou vaše e-mailové soubory udržovat v pořádku a nepořádek.

Video Návody: This is what happens when you reply to spam email | James Veitch (Smět 2024).