Organizace pošty pomocí pravidel aplikace Outlook

• Smět 15, 2024

Dříve jsem psal o organizaci pošty Outlook pomocí složek (viz odkaz níže pro článek), a přestože je to skvělý způsob, jak uspořádat poštu, stále musíte ručně přesunout zprávy do správné složky. Co když existuje jednodušší cesta?

Dobré zprávy! Existuje snadnější způsob!

Používáte-li aplikaci Outlook, máte možnost vytvářet pravidla, která jsou sadou akcí, podmínek nebo výjimek, které jsou spouštěny akcí nebo událostí, aby pomohly organizovat váš e-mail. Můžete například vytvořit pravidlo, které přesune jakýkoli e-mail od vašeho šéfa do složky nazvané Ignorovat - i když to nemusí být nejlepší kariérní krok!

Pomocí pravidel lze automaticky přesunout e-mail do složky, odstranit e-mail z určeného odeslání, odpovědět na e-mail - možnosti jsou nekonečné v závislosti na tom, čeho chcete dosáhnout. Základní myšlenka vytvoření pravidla je následující:

• Určete spouštěč (přijatý e-mail, odeslaný e-mail atd.)
• Určete akci (smazat e-mail, přesunout e-mail, odpovědět na e-mail atd.)
• Určete jakékoli výjimky - zprávy, na které se pravidlo nebude vztahovat

Nastavení pravidla v MS Outlook:

1. Vybrat Nástroje
2. Klikněte na Pravidla a upozornění
3. Klikněte na Nové pravidlo

V tomto okamžiku budete vyzváni k vytvoření pravidla ze šablony nebo začít s prázdným pravidlem. Pokud vytváříte základní pravidlo (například přesun do složky), vyberte šablonu a klikněte na Další. Pokud chcete vytvořit pravidlo od nuly, vyberte Spustit z prázdného pravidla a postupujte podle průvodce, který vás krok za krokem provede procesem vytvoření nového pravidla.

Jakmile je pravidlo nastaveno, je dobré testovat pravidlo, aby se ujistilo, že funguje správně - (ne všechna pravidla jsou snadno testovatelná, například pravidlo automatické odpovědi). Pokud pravidlo přesunete do složky, můžete toto pravidlo vyzkoušet výběrem zprávy, která má příslušná kritéria pro dané pravidlo, a výběrem Spustit toto pravidlo nyní.

Jak vidíte, pravidla mohou být velmi užitečná při pokusu o zkrotění šílenství vaší zprávy. Podívejte se na svou doručenou poštu a věnujte nějaký čas tomu, abyste určili, jaká pravidla můžete použít ke zrychlení, snadnosti a automatizaci správy a vyplnění e-mailu!

Video Návody: How Dynamics 365 perfects the art of great service (Smět 2024).