Získejte papírové soubory ve tvaru na rok dopředu

• Duben 25, 2024

Věděli jste, že únor je měsíc archivace vašich souborů? Získání loňských rekordů v pořádku - a vytvoření účinného systému evidence pro nadcházející rok - vás nemusí přimět k oslavě, ale v nadcházejících měsících vám může přinést statnou dávku klidu a kontroly. Zde je návod, jak vyčistit, tvarovat a připravit vaše soubory v roce 2010.

Krok 1: Archivujte nedávnou minulost
Nyní jste pravděpodobně dostali většinu (pokud ne všechny) faktur a výpisů z roku 2009, které se chystáte dostat, takže je vhodný čas přesunout loňské soubory, aby se vytvořil prostor pro jejich protějšky v roce 2010. Jakékoli soubory, které potřebujete pro daňové nebo právní účely, lze přenést do bankéřovy schránky, do koše na soubory nebo do jiného přenosného úložného prostoru, kde budou zlikvidovány a shromážděny, ale mimo dosah. Věci, které nepotřebujete a nechcete, se mohou dostat do drtiče nebo recyklačního koše.

(Zvědavé, jaké soubory je třeba uchovávat a jak dlouho je uchovávat? Podívejte se na přehled BankRate o tom, co vlastnit a proč, a také požádejte svého CPA nebo právníka o pokyny, protože vaše požadavky se mohou lišit v závislosti na věcech, jako je to, zda provozujete firmu nebo vlastní domov.)

Toto roční vyúčtování se vztahuje na finanční záznamy (které se každý rok obnovují) a také na osobní soubory, jako jsou výkazy pro děti ze školy, referenční materiály, které jste shromáždili v průběhu roku, a korespondenci. Vyberte si, co z těchto věcí skutečně stojí za to zachovat, a z toho, kolik z toho lze archivovat a kolik si skutečně zaslouží zůstat ve vašem hlavním systému archivace.

Krok 2: Nabídněte Adieu do dávné minulosti
Když přesunete záznamy z roku 2009 na místo, které je stále přístupné, ale stále přístupné, prohlédněte si vše, co jste si nechali od roku 2008 a dříve. Vymažte cokoli, co může bezpečně jít na základě pokynů, které jste vytvořili (což znamená, že můžete pravděpodobně říct) sayonara na věci, jako jsou účty za telefon a služby z minulých let, pokud nemají dopad na vaše daně), a poté tyto starší soubory co nejvíce konsolidujte. Přesuňte tyto archivy z vaší domácí kanceláře a na místo, kde je můžete v případě potřeby načíst, ale nebudete je muset pravidelně vidět, například polici ve skříni.

Krok 3: Vytvoření nových a náhradních souborů
Poté vytvořte nové složky souborů pro účty a výpisy, které pravidelně dostáváte, jako jsou bankovní výpisy a účty za kreditní karty. (Pokud jste přesunuli záznamy z loňského roku bez odstranění složek souborů, můžete tento krok přeskočit.) Je to také dobrá příležitost upravit, kombinovat nebo odstranit kategorie a podle potřeby přidat nové kategorie. Pokud si uděláte čas na nastavení, třídění a označování složek souborů, usnadní se vám podávání záznamů (pokud ještě ne úplně vzrušující) po celý zbytek roku.

Krok 4: Zúčastněte se zvyku podání
Jakmile budou vaše staré věci vymazány a nové soubory jsou připraveny k odchodu, zbude jen to, že budete mít co dělat, až budete hotovi. Snadnější řekl, než udělal, já vím, zvláště pokud byste raději nechali zuby vytáhnout, než museli podávat papíry. Stejně jako u jiných fušek však řešení tohoto problému v malých dávkách může učinit mnohem snášenlivější a může vyžadovat mnohem méně času. Zkuste přidat další minutu nebo dvě pro podání do času, který věnujete placení účtů nebo vyvažování šekové knížky - s fungujícím systémem na místě nebudete potřebovat mnohem více času než na to, abyste se dostali do svého registračního systému, když je nastaven až hladce funguje.

Ať už oficiálně slavíte či ne. Archivujte své soubory měsíc, v příštích týdnech si udělejte nějaký čas, abyste si své soubory vytvořili. Po zbytek roku budete rádi, že jste to udělali!

Video Návody: David Icke - Lev Již Nedřímá 3/4, CZ titulky, 2012, HD (Duben 2024).