Snižte nepořádek přechodem na digitální část, část 2: papír

• Duben 20, 2024

V první části této série jsme se podívali na způsoby, jak digitální digitalizace s vaší hudební sbírkou pomůže vyhnout se nepořádku a užít si hudbu více. Stohy CD a kazet jsou ale zřídkakdy největší bolestí hlavy někoho; toto rozlišení se nejčastěji týká papírů, zejména těch, které musíme udržovat pro daňové nebo právní účely. Tento týden tedy prozkoumáme, jak může digitalizace v papírové říši vést záznamy, které potřebujete méně zdanit a lépe uspořádat.

Základy
Nejčastějším důvodem zdaleka, že většina z nás vede doklady, jako jsou účtenky, účty, výpisy z veřejných služeb atd., Je proto, že existuje šance, že by je IRS požádala, kdybychom někdy čelili daňovému auditu. Vedení záznamů je skutečně seriózní záležitost a je důležité mít k dispozici podpůrné dokumenty, které potřebujete, dokud jim IRS říká, že je chcete uchovávat. (Přehled daňového evidence týkajícího se daní naleznete na níže uvedeném odkazu.)

To znamená, kolik z nás by bylo schopno rychle a snadno dostat ruce na naši daňovou dokumentaci, kdybychom o ni byli požádáni? Kolik by v tomto procesu muselo kopat hory nesouvisejících papírů? Kolik z nás zašpiní zuby, když přemýšlí o řešení zásuvky na spisy / krabice / zadní části skříně, kde (myslíme), že je uloženo všechno toto papírování? Digitalizace záznamů, které potřebujete uchovávat, může vést k tomu, že budete moci vyhovět předpisům IRS, aniž byste se museli v procesu vzdát své duševní zdraví.

Výhody
Americké zákony nyní umožňují, aby digitální kopie daňových záznamů byly zastoupeny pro mnoho věcí, které jsme museli mít na papíře, včetně příjmů, účtů a výkazů. Ukládání důležitých dokumentů, jako jsou tyto, v digitální podobě nejen šetří spoustu místa, ale také může usnadnit světy rychle najít to, co potřebujete, a organizovat vaše záznamy. Navíc, možná už nikdy nebudete muset předat krabici na boty plné příjmů vašemu daňovému připravovateli v dubnu!

Je důležité si uvědomit, že některé dokumenty by se měly vždy uchovávat v jejich původním papírovém formátu, včetně závětí, titulů, rodných listů a mnoha hypotečních dokumentů. I když můžete vždy vytvářet digitální kopie těchto dokumentů, ujistěte se, že jsou originály drženy na bezpečném místě. Pro více informací o tom, co byste měli mít na papíře, se obraťte na svého právníka, CPA nebo daňového profesionála.

Začínáme
Vše, co opravdu potřebujete k digitalizaci vašich papírů, je skener, který automaticky přenese kopie všeho, co skenujete, do počítače. Skenery se samozřejmě velmi liší co do ceny a kvality; pokud plánujete své často používat - zejména pro vytváření digitálních dokumentů - stojí za to investovat do toho, který se snadno používá a časem vydrží. V ideálním případě hledejte skener, který bude produkovat PDF dokumentů, které vytvoříte, spíše než obrazové soubory jako .jpgs.

(Pokud je vaše papírování zvlášť náročné na příjem, můžete zvážit nový skener NeatReceipts. Tento gadget umožňuje skenovat vaše příjmy a také přichází se softwarem, který bude analyzovat a kategorizovat vaše výdaje. Ačkoli to není levné, může to být užitečné. nákup, pokud vám myšlenka manuálního zadání dalšího potvrzení do účetního programu pošle křik - nebo pokud samotná myšlenka účetního programu pošle křik.
Podívejte se na skener Neat Receipts.)

Kromě dobrého skeneru má smysl nastavit v počítači také organizovaný registrační systém. Skenování dokumentů a jejich uložení do temného a neznámého rohu vašeho pevného disku bude stejně šílené, jako když se snažíte je ohradit všechny v přecpané zásuvce. Zvažte nastavení vyhrazené složky s názvem „Výdaje“ (nebo „Důležité papíry“ nebo jakéhokoli názvu, které vám dává smysl); v něm vytvořte další složky pro různé typy dokumentů, které tam budete ukládat: výpisy z kreditních karet, potvrzení, výplaty atd.

Zachování vašeho pokroku
Pokaždé, když skenujete dokument, ujistěte se, že mu dáte jméno, které usnadní jeho nalezení (namísto standardního Scan001.pdf váš skener jej pravděpodobně nazve) a poté jej uložte do správné složky.

Budete také chtít být ostražití při pravidelném zálohování těchto informací, ať už na disk, externí pevný disk nebo klíč USB (což je asi velikost palce a připojte se k portu USB v počítači ). Přemýšlejte o tom jako o digitálním ekvivalentu ukládání důležitých papírů do bezpečné nebo uzamčené zásuvky.

Jakmile naskenujete své dokumenty a bezpečně je uložíte do počítače, můžete se zbavit mnoha svých původních papírů. (Znovu, v případě pochybností o tom, co musíte mít v papírové podobě, se obraťte na svého právního zástupce nebo CPA.) Je chytré skartovat cokoli, co obsahuje identifikační údaje - příjmy, které zobrazují informace o vaší kreditní kartě, výpisy s uvedením čísel účtů, a absolutně cokoli s vaším číslem sociálního zabezpečení - spíše než to, že ho pouze pustíte do koše.

Digitalizace stávajících dokumentů může být skvělým způsobem, jak omezit bolesti hlavy v papírové podobě a současně usnadnit nalezení toho, co potřebujete, když je potřebujete. Se skromnou investicí času, nástrojů a úsilí možná zjistíte, že jste schopni vyprázdnit tento problémový zásuvkový soubor navždy.

Video Návody: Privacy, Security, Society - Computer Science for Business Leaders 2016 (Duben 2024).